Cas type · Intérim et recrutement
Le bon profil est déjà dans votre base. Personne ne le retrouve.
Un groupe de quatre agences d'intérim et de placement, 35 permanents, environ 450 intérimaires délégués par mois. Un logiciel métier, une plateforme de contrats dématérialisés, de la multidiffusion d'annonces, et un vivier de plusieurs dizaines de milliers de candidats que personne ne sait interroger. Voici le déroulé complet d'un chantier.
L'entreprise
- Taille
- 4 agences, 35 permanents, environ 450 intérimaires délégués par mois
- Activité
- Travail temporaire et placement, sur le BTP, la logistique et l'industrie
- Volume
- Un vivier de plusieurs dizaines de milliers de candidats, dont une part importante a déjà travaillé pour le groupe
- Outils en place
- Logiciel métier intérim (dossiers, contrats, paie, facturation), plateforme de contrats dématérialisés, multidiffusion d'annonces, un CRM commercial, un tableur de suivi par agence
- Ce qui manque
- Le vivier n'est pas interrogeable et les quatre agences ne comptent pas de la même façon
Le point de départ
Un client appelle : il lui faut quatre caristes titulaires du CACES 3 demain matin, sur Annecy. Le consultant ouvre le logiciel métier, filtre ce qu'il peut filtrer, ne trouve pas assez de monde, et repart publier une annonce. Pendant ce temps, soixante personnes déjà passées par le groupe correspondent exactement à la demande. Elles ne ressortent pas, parce que leur compétence est écrite dans un CV au format PDF, pas dans un champ que l'on peut interroger.
Le taux de service se discute de mémoire. Personne ne peut dire, client par client, combien de commandes ont été honorées le mois dernier ni en combien d'heures. Quand un client affirme que l'agence ne suit plus, il n'y a rien à lui opposer.
La marge d'une mission se découvre à la facturation. Le taux horaire facturé est connu, le coût réel arrive plus tard, et entre les deux il y a des heures supplémentaires, des paniers, des indemnités et parfois une remise commerciale que personne n'a rapprochée du reste.
Enfin, les habilitations et les visites médicales expirent sans prévenir. L'information est saisie quelque part, elle ne remonte nulle part.
Ce que l'audit met sur la table
- 01
Une part importante du vivier a déjà travaillé pour le groupe. Ces personnes sont les plus faciles à replacer et les moins coûteuses à recruter, et ce sont précisément celles que la recherche actuelle ne fait pas remonter.
- 02
Les compétences vivent dans les CV, pas dans des champs. Les intitulés sont libres : « cariste », « conducteur de chariot élévateur » et « CACES 3 » désignent la même réalité sans jamais se rencontrer dans une recherche.
- 03
Le même intérimaire existe en plusieurs exemplaires d'une agence à l'autre. Son historique est donc découpé, et son ancienneté avec le groupe invisible.
- 04
Les quatre agences n'ont pas la même définition d'une commande honorée : certaines comptent à la délégation, d'autres à la signature du contrat. Toute consolidation est fausse tant que ce point n'est pas tranché.
- 05
Aucun historique de disponibilité n'est conservé : on sait qui est en mission aujourd'hui, jamais qui l'était il y a six semaines. Sans cet historique, ni le taux de service ni le taux de redéploiement ne sont calculables.
- 06
L'accès aux données du logiciel métier est le premier point à vérifier : certains éditeurs du secteur facturent l'extraction, voire la refusent. C'est ce qui décide de la faisabilité et du budget.
Ce qui se construit, semaine par semaine
- Semaines 1-2
Connecteurs et récupération
Logiciel métier, plateforme de contrats, multidiffusion, CRM commercial. Récupération incrémentale et idempotente, avec reprise sur erreur : si le logiciel métier est indisponible une nuit, la synchronisation reprend le lendemain sans créer de doublon. À partir de là, plus personne n'exporte de fichier pour fabriquer un tableau.
- Semaines 3-4
Entrepôt, modèle et dédoublonnage
Un entrepôt historisé, et un modèle qui nomme votre métier : candidat, intérimaire, commande client, mission, contrat, relevé d'heures, habilitation, agence. Les fiches en double entre agences sont rapprochées sur des éléments vérifiables, jamais sur une ressemblance de nom. Ce qui reste douteux est marqué comme tel plutôt que fusionné à tort.
- Semaines 5-6
Le référentiel de compétences
Les CV du vivier sont lus, les compétences, habilitations et expériences en sont extraites, puis rattachées à un référentiel commun : intitulés métier, CACES, habilitations électriques, permis, langues. Ce qui est incertain part en validation humaine plutôt que d'être deviné. C'est l'étape qui transforme un stock de PDF en vivier interrogeable.
- Semaine 7
Les définitions, tranchées
Une séance avec la direction et les quatre responsables d'agence : ce qu'est une commande honorée, à quel moment elle est comptée, ce qui entre dans la marge d'une mission et ce qui n'y entre pas. Chaque règle est écrite et implémentée une seule fois, pour les quatre agences.
- Semaines 8-9
Tableaux de bord et alertes
Taux de service par agence et par client, délai moyen de placement, marge par mission et par client, taux de redéploiement, heures facturées. Et des alertes : une habilitation qui expire dans trente jours, une visite médicale à replanifier, une commande non pourvue à la veille du démarrage, un client dont le taux de service décroche.
- Semaines 10-13
Recherche et assistant
« Qui est disponible lundi, avec le CACES 3, à moins de trente kilomètres d'Annecy, et déjà venu chez ce client ? » La réponse arrive en quelques secondes, avec pour chaque personne la source de l'information et la date de sa dernière mission. L'assistant ne classe pas les candidats et ne décide pas à votre place : il retrouve et il justifie.
Ce que veulent dire les termes techniques, chez vous
Les mots que vous entendrez dans n'importe quelle proposition data, traduits dans votre métier. Un prestataire qui ne sait pas faire cette traduction ne connaît pas votre métier.
- Connecteur
- Vos dossiers, vos contrats et vos relevés d'heures arrivent tout seuls, chaque nuit. Plus personne n'exporte un fichier pour fabriquer un tableau, et plus personne ne travaille sur un export d'il y a trois semaines.
- Entrepôt historisé
- L'état de la semaine dernière est conservé. Vous pouvez comparer votre taux de service de mars à celui de mars dernier, ce que votre logiciel métier écrase aujourd'hui en ne gardant que la situation du jour.
- Modèle de données
- Un intérimaire est une fiche, même s'il est passé par trois de vos agences. Une commande client est un objet que l'on peut compter, comparer et suivre, pas une ligne dans le tableur de quelqu'un.
- Référentiel de compétences
- « Cariste », « conducteur de chariot élévateur » et « CACES 3 » désignent la même réalité. Le référentiel les rattache, pour qu'une recherche ne rate pas un profil à cause du mot employé dans son CV.
- Recherche sémantique
- On cherche par ce que la personne sait faire, pas par le mot exact écrit dans son CV. C'est ce qui fait remonter le profil déjà présent dans votre base, celui qu'il est le moins coûteux de replacer.
- Appel d'outil
- L'assistant n'invente pas une disponibilité : il interroge votre logiciel métier et affiche sous sa réponse la requête qu'il a exécutée. Vous pouvez vérifier chaque chiffre au lieu de le croire.
- Alerte
- Une habilitation qui expire dans trente jours, une commande non pourvue à la veille du démarrage : l'information part d'elle-même vers la bonne personne, au lieu d'attendre que quelqu'un pense à regarder.
- Périmètre écrit
- La liste, validée par vous, de ce que l'assistant a le droit de faire seul. En dehors de cette liste, il s'arrête et passe la main, avec ce qu'il a déjà vérifié.
Ce que ça change
Réponse à une commande urgente
Une recherche manuelle, puis une annonce
Le vivier d'abord, en quelques secondes, l'annonce seulement s'il le faut
Compétences du vivier
Dans des CV au format PDF
Extraites, rattachées à un référentiel, interrogeables
Taux de service
Discuté de mémoire
Mesuré par agence et par client, opposable en rendez-vous
Marge d'une mission
Découverte à la facturation
Estimée à la commande, suivie en cours de mission
Habilitations et visites médicales
Constatées expirées
Signalées trente jours avant l'échéance
Fiche d'un intérimaire passé par trois agences
Trois historiques séparés
Un seul parcours, avec son ancienneté réelle
Ces ordres de grandeur correspondent à ce que produit ce type de chantier lorsque les conditions ci-dessous sont réunies. Ce ne sont pas des engagements contractuels : le chiffrage de votre situation, lui, sort de l'audit.
Le temps que ça prend
Le détail en jours de travail et en semaines calendaires. Le chiffrage, lui, vous est donné avant que vous vous engagiez sur chaque étape.
| Audit2 semaines | 5 jours | 2 semaines |
|---|---|---|
| Socle de données et référentiel de compétences9 semaines | 26 jours | 9 semaines |
| Recherche et assistant4 semaines | 16 jours | 4 semaines |
| Total15 semaines calendaires | 47 jours | 15 semaines calendaires |
Le chantier se décide en trois fois : vous ne vous engagez sur le socle qu'après avoir lu l'audit, et sur la recherche qu'après avoir vu le socle tourner. Chaque étape est vendue au forfait, annoncé avant de commencer : si elle demande plus de jours que prévu, c'est pour nous. Les quinze semaines sont du temps calendaire et non du temps plein : les jours de travail se répartissent dessus. C'est le plus long des quatre cas types, parce que la lecture du vivier est un chantier à elle seule. S'y ajoutent le coût mensuel d'infrastructure et un forfait d'exploitation une fois en production. Le code et les accès vous appartiennent.
Ce qui ferait échouer ce scénario chez vous
Un logiciel métier verrouillé
Plusieurs éditeurs du secteur facturent l'accès aux données, voire le refusent. C'est la toute première chose que l'audit vérifie : si vos données ne sont pas récupérables à un coût raisonnable, il faut le savoir avant d'engager quoi que ce soit, pas après.
Un vivier qui n'existe qu'en pièces jointes
Si les CV ne sont pas rattachés aux dossiers candidats et dorment dans des boîtes mail individuelles, il faut d'abord les rassembler. C'est faisable, ça prend du temps, et ça se chiffre à part.
Quatre agences, quatre définitions
Si les responsables d'agence ne s'accordent pas sur ce qu'est une commande honorée, les tableaux de bord resteront justes agence par agence et incomparables entre eux. Ce n'est pas une question technique, et personne d'autre que vous ne peut la trancher.
Vouloir que la machine choisisse les gens
Nous ne construisons pas de notation ni de classement automatique des candidats. Trier des personnes par un score les expose à une discrimination indirecte et vous expose au RGPD, qui encadre les décisions automatisées. L'assistant retrouve, rapproche et justifie ; la décision reste celle de vos consultants.
Les briques mobilisées
L'audit data
Deux semaines au maximum, un prix fixe, et un document qui vous appartient. C'est la seule façon honnête de savoir ce que vos données permettent, avant d'engager un budget dessus.
Le socle de données
Quatre à huit semaines pour que vos données vivent au même endroit, historisées et fiables. Livré par étapes utilisables, pas en une seule fois au bout de six mois.
L'assistant IA
Un assistant qui répond à vos questions métier en langage courant, sur des chiffres qui sortent de votre base. Il arrive une fois le socle fiable, jamais avant.
Les autres cas types
Négoce et distribution B2B
Le chiffre d'affaires du mois arrive douze jours après la clôture, les ruptures se découvrent le jour où le client appelle, et quatre outils donnent quatre définitions différentes du CA.
Industrie et SAV
Quatre personnes au service après-vente passent leurs journées à répondre aux six mêmes questions : délai, état de commande, compatibilité d'une pièce, garantie, documentation, planification d'intervention.
Hôtellerie et restauration
L'occupation, le RevPAR et le ticket moyen vivent dans trois outils qui ne se parlent pas, et les demandes de réservation qui arrivent hors horaires se perdent.
Votre vivier travaille-t-il pour vous ?
Trente minutes suffisent pour savoir ce que votre logiciel métier expose réellement et ce que contient votre base. Si elle est déjà exploitable, nous vous le dirons.