Cas type · PME sans contrôle de gestion
Le compte de résultat arrive cinq mois après la clôture.
Une PME de 40 salariés qui travaille à l'affaire. Un dirigeant, une assistante de direction, un expert-comptable externe, et aucun contrôleur de gestion : le poste a été chiffré, puis écarté. Voici le déroulé complet d'un chantier qui installe la chaîne sans installer le poste.
L'entreprise
- Taille
- 40 salariés, un dirigeant, une assistante de direction, pas de fonction financière interne
- Activité
- Prestations et travaux facturés à l'affaire, une centaine de dossiers ouverts en permanence
- Suivi actuel
- Un expert-comptable externe, des comptes annuels rendus au printemps, un tableur de suivi des affaires
- Outils en place
- Logiciel de devis et facturation, saisie des temps partielle, achats dans un autre outil, banque, paie externalisée
- Ce qui manque
- Aucune marge connue par affaire, et aucun chiffre disponible entre deux clôtures
Le point de départ
Le dirigeant pilote au solde bancaire et au carnet de commandes. Ce sont deux bons indicateurs, mais ce sont des indicateurs de trésorerie et d'activité, pas de rentabilité : une entreprise peut avoir un carnet plein, une banque confortable, et perdre de l'argent sur la moitié de ses affaires sans le savoir.
Le compte de résultat de l'exercice clos en décembre arrive au printemps. À ce moment-là, l'information a entre cinq et six mois. Elle sert à déclarer, elle ne sert plus à décider : les affaires qui ont mal tourné sont terminées depuis longtemps, et celles qui sont en cours ne sont pas dedans.
Entre deux clôtures, chaque question un peu précise déclenche une reconstitution à la main. La banque demande une situation, un client demande un point d'avancement, l'expert-comptable réclame des éléments : deux jours de travail à recoller des exports, à chaque fois, et un résultat que personne ne sait recalculer.
Le mot a déjà été prononcé en interne : il faudrait un contrôleur de gestion. Le coût d'un poste à temps plein a mis fin à la discussion, et le sujet revient tous les six mois sans jamais aboutir.
Ce que l'audit met sur la table
- 01
La donnée existe déjà, en totalité. Devis, commandes, temps passés, achats, factures, écritures bancaires : tout est saisi quelque part. Rien de ce qui suit ne demande de saisir davantage, seulement de rapprocher ce qui l'est déjà.
- 02
Les temps passés sont saisis sans lien fiable avec l'affaire. C'est le point qui bloque tout le reste : sans ce rattachement, aucune marge par affaire n'est calculable, quelle que soit la qualité du reste.
- 03
Il n'existe pas de plan analytique tenu. Les écritures ne sont pas ventilées, donc l'expert-comptable lui-même ne peut rien en tirer d'autre qu'un résultat global.
- 04
Les achats affectés à une affaire et les frais généraux ne sont pas distingués. Tant que la règle de répartition n'est pas écrite, deux personnes calculeront deux marges différentes sur la même affaire, et les deux auront raison.
- 05
L'expert-comptable reçoit des exports retravaillés à la main. Cela allonge ses délais, augmente ses heures, et introduit des écarts que personne ne sait expliquer six mois plus tard.
- 06
Le besoin n'est pas un poste, c'est une chaîne : collecter, contrôler, calculer, restituer. Trois de ces quatre étapes sont mécaniques et automatisables. La quatrième, l'analyse, restera humaine.
Ce qui se construit, semaine par semaine
- Semaines 1-2
Connecteurs et récupération
Devis et facturation, saisie des temps, achats, relevés bancaires, éléments de paie. Récupération incrémentale et idempotente, avec reprise sur erreur. À la fin de la deuxième semaine, plus personne n'exporte de fichier pour fabriquer un tableau.
- Semaines 3-4
Entrepôt et modèle analytique
Un entrepôt historisé, et un modèle qui nomme votre métier : affaire, client, phase, temps passé, achat affecté, facture, encaissement. Le plan analytique est tenu par le système plutôt que par la mémoire de quelqu'un, et les temps saisis sont rattachés à leur affaire.
- Semaine 5
Les définitions, tranchées avec votre expert-comptable
Une séance avec le dirigeant et l'expert-comptable, ensemble : ce qu'est la marge d'une affaire, ce qui y est imputé, comment les frais généraux sont répartis, à quel moment un produit est reconnu. Chaque règle est écrite et implémentée une seule fois. Faire venir l'expert-comptable à cette séance évite le pire des résultats : deux vérités parallèles dans la même entreprise.
- Semaines 6-7
La situation mensuelle
Chiffre d'affaires, marge par affaire et par client, carnet de commandes et reste à produire, masse salariale, trésorerie prévisionnelle à treize semaines. Disponible chaque mois dans les premiers jours, avec pour chaque chiffre sa source et sa date de dernière synchronisation.
- Semaines 8-9
Le dossier pour l'expert-comptable
Les éléments qu'il réclame chaque mois ou chaque trimestre sont produits automatiquement, déjà rapprochés et ventilés selon le plan analytique défini en semaine 5. Il reçoit un dossier exploitable au lieu d'exports à reprendre : ses délais raccourcissent, et les écarts inexpliqués disparaissent.
- Semaines 10-12
Alertes et interrogation
Une affaire dont la marge passe sous son seuil pendant qu'elle est encore en cours, un client dont l'encours dépasse sa limite, un écart entre le budget d'une affaire et son réalisé. Et la possibilité de poser une question en langage courant sur un périmètre écrit, avec la requête exécutée affichée sous la réponse.
Ce que ça change
Résultat disponible
Les comptes annuels, au printemps
Une situation mensuelle dans les premiers jours du mois suivant
Marge par affaire
Inconnue, estimée au ressenti
Calculée, et suivie pendant que l'affaire est encore en cours
Répondre à la banque ou à un client
Deux jours de reconstitution
L'information est déjà là, avec sa source
Éléments pour l'expert-comptable
Des exports retravaillés à la main
Un dossier rapproché et ventilé, produit automatiquement
Définition de la marge
Deux personnes, deux calculs
Une règle écrite, implémentée une seule fois
Le poste de contrôleur de gestion
Chiffré, puis écarté faute de budget
La chaîne tourne sans le poste ; l'analyse reste à vous
Ces ordres de grandeur correspondent à ce que produit ce type de chantier lorsque les conditions ci-dessous sont réunies. Ce ne sont pas des engagements contractuels : le chiffrage de votre situation, lui, sort de l'audit.
Le temps que ça prend
Le détail en jours de travail et en semaines calendaires. Le chiffrage, lui, vous est donné avant que vous vous engagiez sur chaque étape.
| Audit2 semaines | 5 jours | 2 semaines |
|---|---|---|
| Socle et modèle analytique7 semaines | 20 jours | 7 semaines |
| Situation mensuelle, dossier comptable et alertes5 semaines | 17 jours | 5 semaines |
| Total14 semaines calendaires | 42 jours | 14 semaines calendaires |
Le chantier se décide en trois fois : vous ne vous engagez sur le socle qu'après avoir lu l'audit, et sur la restitution qu'après avoir vu le socle tourner. Chaque étape est vendue au forfait, annoncé avant de commencer : si elle demande plus de jours que prévu, c'est pour nous. Les quatorze semaines sont du temps calendaire et non du temps plein : les jours de travail se répartissent dessus. S'y ajoutent le coût mensuel d'infrastructure et un forfait d'exploitation une fois en production. Le code et les accès vous appartiennent.
Ce qui ferait échouer ce scénario chez vous
Des temps qui ne sont pas saisis
Si personne ne déclare son temps, ou si la saisie n'est rattachée à aucune affaire, aucune marge par affaire ne sortira. Instaurer cette saisie est un changement d'habitude, pas un chantier technique : ça se prépare avec les équipes, ça prend quelques semaines, et ça ne s'achète pas.
Personne pour trancher la répartition
La séance de la semaine 5 suppose que le dirigeant accepte de décider comment les frais généraux sont répartis. C'est un arbitrage de gestion, pas un calcul : personne d'autre que lui ne peut le prendre, et sans lui tout le reste flotte.
Un expert-comptable tenu à l'écart
S'il n'est pas associé aux définitions, vous obtiendrez des chiffres de gestion justes et des comptes annuels justes qui ne se rapprochent pas. Deux vérités parallèles coûtent plus cher que pas de chiffres du tout. Nous travaillons avec le vôtre, jamais à sa place : la tenue des comptes et l'établissement des comptes annuels sont son métier, pas le nôtre.
Attendre que le système décide
Cette chaîne produit des chiffres fiables et les met devant vous au bon moment. Elle ne fait pas le travail d'analyse : comprendre pourquoi une affaire dérape et quoi faire reste un jugement humain. Ce que nous supprimons, c'est le temps passé à fabriquer les chiffres, pas celui passé à les regarder.
Les briques mobilisées
L'audit data
Deux semaines au maximum, un prix fixe, et un document qui vous appartient. C'est la seule façon honnête de savoir ce que vos données permettent, avant d'engager un budget dessus.
Le socle de données
Quatre à huit semaines pour que vos données vivent au même endroit, historisées et fiables. Livré par étapes utilisables, pas en une seule fois au bout de six mois.
L'assistant IA
Un assistant qui répond à vos questions métier en langage courant, sur des chiffres qui sortent de votre base. Il arrive une fois le socle fiable, jamais avant.
Les autres cas types
Négoce et distribution B2B
Le chiffre d'affaires du mois arrive douze jours après la clôture, les ruptures se découvrent le jour où le client appelle, et quatre outils donnent quatre définitions différentes du CA.
Industrie et SAV
Quatre personnes au service après-vente passent leurs journées à répondre aux six mêmes questions : délai, état de commande, compatibilité d'une pièce, garantie, documentation, planification d'intervention.
Hôtellerie et restauration
L'occupation, le RevPAR et le ticket moyen vivent dans trois outils qui ne se parlent pas, et les demandes de réservation qui arrivent hors horaires se perdent.
Intérim et recrutement
Le bon profil a déjà travaillé pour le groupe, mais sa compétence dort dans un CV au format PDF : le consultant repart publier une annonce au lieu de le rappeler.
Vous pilotez au solde bancaire ?
Trente minutes suffisent pour savoir si vos données permettent déjà une marge par affaire, ou ce qu'il faudrait mettre en place avant. Si la réponse est qu'il faut d'abord instaurer la saisie des temps, nous vous le dirons.