Cas type · Négoce et distribution B2B
Le CA du mois arrive douze jours trop tard.
Une PME de négoce de 45 salariés, 12 M€ de chiffre d'affaires, 3 000 références actives. Un ERP, un CRM, une boutique en ligne, et une dizaine de tableurs qui font le lien entre les trois. Voici le déroulé complet d'un chantier, de l'audit à l'assistant.
L'entreprise
- Taille
- 45 salariés, dont 8 commerciaux et 3 au service client
- Activité
- Négoce B2B, 3 000 références actives, 1 200 clients professionnels
- Chiffre d'affaires
- 12 M€ sur quatre canaux : grands comptes, e-commerce, revendeurs, boutique
- Outils en place
- ERP de gestion commerciale, CRM, boutique en ligne, une dizaine de tableurs partagés
- Ce qui manque
- Aucune vision consolidée, et personne n'est propriétaire du référentiel articles
Le point de départ
Le chiffre d'affaires du mois est présenté en comité de direction le 12 du mois suivant. Il est fabriqué à la main par le contrôleur de gestion : export de l'ERP, export de la boutique, recollage dans un tableur, retrait des doublons, arbitrage des cas douteux. Deux jours de travail tous les mois, pour un chiffre que personne ne conteste vraiment mais que personne ne sait recalculer.
Pendant ce temps, les décisions se prennent au ressenti. Un canal décroche, on s'en aperçoit six semaines plus tard. Une référence part en rupture, le commercial l'apprend en même temps que son client. Et quand deux personnes annoncent deux chiffres différents en réunion, la discussion porte sur le chiffre au lieu de porter sur la décision.
Rien de tout cela n'est un problème d'outil. L'ERP fait son travail, la boutique aussi. Le problème est qu'ils ne se parlent pas, et que personne n'a jamais écrit ce que veut dire « chiffre d'affaires » dans cette entreprise.
Ce que l'audit met sur la table
- 01
Neuf sources de données réellement utilisées, alors que la direction en annonçait quatre. Les cinq autres sont des tableurs devenus critiques sans que personne l'ait décidé.
- 02
Quatre définitions du chiffre d'affaires cohabitent : avec ou sans remises de fin d'année, à la commande ou à la facture, port inclus ou non, retours déduits ou non. Aucune n'est fausse, elles ne répondent simplement pas à la même question.
- 03
Le référentiel articles existe en double entre l'ERP et la boutique, avec des codes différents pour 340 références. Toute consolidation sans réconciliation préalable produit des chiffres faux.
- 04
L'ERP expose sa base en lecture, la boutique une API correcte, le CRM une API limitée mais suffisante. Techniquement, rien ne bloque.
- 05
Le stock n'est pas historisé : on connaît l'état du jour, jamais celui d'il y a trois semaines. Impossible d'anticiper une rupture tant que cet historique n'existe pas.
Ce qui se construit, semaine par semaine
- Semaines 1-2
Connecteurs et récupération
Trois connecteurs : base ERP en lecture, API boutique, API CRM. Récupération incrémentale, idempotente, avec reprise sur erreur. À la fin de la deuxième semaine, la donnée brute des trois systèmes atterrit chaque nuit au même endroit, sans que personne n'exporte quoi que ce soit.
- Semaines 3-4
Entrepôt, modèle et réconciliation
Un entrepôt PostgreSQL historisé, et un modèle qui nomme les objets de l'entreprise : client, article, commande, ligne de commande, canal. Les 340 références en double sont réconciliées, la table de correspondance est livrée et reste maintenable par vos équipes. Le stock commence à être historisé à partir de ce moment.
- Semaine 5
La définition du CA, écrite
Une demi-journée avec la direction et le contrôle de gestion pour trancher : ce qui entre dans le chiffre d'affaires, ce qui n'y entre pas, et à quelle date il est reconnu. La règle est écrite, implémentée une seule fois dans l'entrepôt, et tout le reste en découle. C'est la séance la plus courte du chantier et la plus rentable.
- Semaines 6-7
Tableaux de bord et alertes
CA par canal, par client, par famille de produits, comparé au mois et à l'année précédente. Panier moyen, commandes, marge lorsqu'elle est disponible. Et des alertes : une référence qui passe sous son seuil, un canal qui décroche de plus de 15 % sur sept jours, un client majeur qui n'a pas commandé depuis son délai habituel.
- Semaines 8-10
L'assistant, sur un périmètre écrit
Une trentaine de questions couvertes, chacune adossée à un calcul défini dans l'entrepôt : CA sur une période, comparaison de canaux, top clients, état d'une commande, stock d'une référence. L'assistant ne calcule rien lui-même : il choisit la bonne requête, l'exécute, et affiche sous la réponse ce qui a tourné et en combien de temps. Hors périmètre, il le dit.
Ce que ça change
Chiffre d'affaires du mois
Disponible le 12 du mois suivant
Disponible chaque matin, arrêté définitif à J+1
Fabrication du reporting
Environ 2 jours par mois, à la main
Plus rien à fabriquer. Le contrôleur de gestion vérifie.
Définitions du CA en circulation
Quatre
Une, écrite et implémentée une seule fois
Ruptures de stock
Constatées quand le client appelle
Signalées environ 3 jours avant, avec le réapprovisionnement en cours
Questions chiffrées au contrôle de gestion
Plusieurs par jour, par mail
Posées directement à l'assistant, avec la source affichée
Ces ordres de grandeur correspondent à ce que produit ce type de chantier lorsque les conditions ci-dessous sont réunies. Ce ne sont pas des engagements contractuels : le chiffrage de votre situation, lui, sort de l'audit.
Ce que ça coûte, et en combien de temps
Audit : 3 500 €, deux semaines. Socle de données et tableaux de bord : 22 000 €, six semaines. Assistant : 12 000 €, trois semaines qui recouvrent partiellement les précédentes. Soit environ 37 500 € sur dix semaines, décidés en trois fois : vous ne vous engagez sur le socle qu'après avoir lu l'audit, et sur l'assistant qu'après avoir vu le socle tourner. S'y ajoute un forfait d'exploitation mensuel une fois en production. Le code et les accès vous appartiennent.
Ce qui ferait échouer ce scénario chez vous
Un ERP fermé
Si votre ERP n'expose ni API ni accès à sa base, et que l'éditeur facture chaque extraction, le calcul change du tout au tout. C'est la première chose que l'audit vérifie, avant même de parler d'architecture.
Personne pour trancher les définitions
La séance de la semaine 5 suppose que quelqu'un ait l'autorité de dire ce qu'est le chiffre d'affaires. Si la question remonte sans jamais redescendre, le chantier s'arrête là - et il a raison de s'arrêter.
Un référentiel sans propriétaire
Nous pouvons réconcilier l'existant une fois. Si personne ne tient le référentiel articles ensuite, les doublons reviennent en six mois et les chiffres redeviennent discutables.
Vouloir l'assistant tout de suite
Un assistant branché sur des données non préparées répond vite, avec assurance, et faux. Dans ce scénario il arrive en semaine 8 parce que les sept semaines d'avant lui donnent quelque chose de vrai à lire.
Les briques mobilisées
L'audit data
Deux semaines au maximum, un prix fixe, et un document qui vous appartient. C'est la seule façon honnête de savoir ce que vos données permettent, avant d'engager un budget dessus.
Le socle de données
Quatre à huit semaines pour que vos données vivent au même endroit, historisées et fiables. Livré par étapes utilisables, pas en une seule fois au bout de six mois.
L'assistant IA
Un assistant qui répond à vos questions métier en langage courant, sur des chiffres qui sortent de votre base. Il arrive une fois le socle fiable, jamais avant.
Les autres cas types
Industrie et SAV
Quatre personnes au service après-vente passent leurs journées à répondre aux six mêmes questions : délai, état de commande, compatibilité d'une pièce, garantie, documentation, planification d'intervention.
Hôtellerie et restauration
L'occupation, le RevPAR et le ticket moyen vivent dans trois outils qui ne se parlent pas, et les demandes de réservation qui arrivent hors horaires se perdent.
Vous vous reconnaissez dans ce point de départ ?
Trente minutes suffisent pour savoir si votre situation ressemble à celle-ci et ce qui changerait dans le chiffrage. Si ça n'a rien à voir, nous vous le dirons.