Ce qu'un audit data trouve vraiment dans une PME
Six constats qui reviennent presque à chaque fois, quel que soit le secteur. Aucun n'est un problème d'outil, et c'est bien ce qui les rend coûteux.
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Un audit data, dans une PME, dure une à deux semaines. On ouvre les systèmes, on regarde ce qui entre et ce qui sort, on interroge les personnes qui saisissent la donnée plutôt que celles qui la commentent. À la fin, on rend un document.
Ce document surprend rarement par sa technique. Il surprend par ce qu'il révèle d'une entreprise qui tourne pourtant très bien. Voici les six constats qui reviennent le plus souvent, et ce qu'ils coûtent réellement.
1. Il y a toujours plus de sources que ce que la direction annonce
La question « combien d'outils utilisez-vous ? » reçoit presque toujours une réponse en trois ou quatre noms : l'ERP, le CRM, la boutique, la paie. En regardant réellement, on en trouve deux à trois fois plus.
L'écart n'est pas fait d'outils oubliés. Il est fait de tableurs. Un fichier de suivi créé un jour par une personne pour un besoin ponctuel, qui est devenu la seule source de vérité sur un sujet, sans que personne ne l'ait décidé et sans que personne ne le sauvegarde. Ces fichiers portent souvent l'information la plus critique de l'entreprise : les remises négociées, les compatibilités produits, les engagements pris.
Le coût n'est pas le désordre. C'est qu'une part de votre entreprise dépend d'un fichier que vous ne savez pas nommer, sur un poste que vous ne savez pas désigner.
2. Le même chiffre a plusieurs définitions, et aucune n'est fausse
Dans une entreprise de négoce, nous avons trouvé quatre définitions du chiffre d'affaires qui cohabitaient : avec ou sans remises de fin d'année, comptabilisé à la commande ou à la facture, port inclus ou non, retours déduits ou non. Chacune était défendable. Chacune répondait à une question légitime, posée par un service différent.
Le problème n'apparaît pas quand on calcule. Il apparaît quand deux personnes arrivent en réunion avec deux chiffres, et que la discussion porte sur le chiffre au lieu de porter sur la décision. Une demi-journée de réunion perdue à arbitrer un écart que personne ne sait expliquer, tous les mois.
C'est aussi le constat le moins technique de la liste, et le plus rentable à traiter : une demi-journée avec la direction suffit à trancher, à condition que quelqu'un ait l'autorité de le faire.
3. Le référentiel existe en double, et personne n'en est propriétaire
Le même produit porte deux codes selon qu'on le regarde dans l'ERP ou dans la boutique en ligne. Le même client existe deux fois entre deux agences. Le même intérimaire a trois historiques séparés parce qu'il est passé par trois établissements.
Tant que chacun travaille dans son outil, personne ne le voit. Le jour où l'on veut consolider, tout devient faux d'un coup - et pas légèrement faux : faux d'une manière qui ne se voit pas, parce que les totaux restent plausibles.
Réconcilier l'existant se fait une fois. Ce qui compte davantage, c'est qu'une personne soit désignée pour tenir le référentiel ensuite. Sans cela, les doublons reviennent en six mois et vous aurez payé pour un nettoyage, pas pour une solution.
4. Rien n'est historisé, donc rien n'est comparable
Votre logiciel métier sait parfaitement vous dire l'état d'aujourd'hui. Il ne sait presque jamais vous dire l'état d'il y a six semaines : il écrase, parce qu'il est fait pour gérer l'exploitation, pas pour raconter une histoire.
Conséquence directe : vous ne pouvez pas anticiper une rupture de stock, parce que vous n'avez pas la courbe qui y mène. Vous ne pouvez pas mesurer si votre taux de service s'améliore, parce que vous n'avez que celui d'aujourd'hui. Vous ne pouvez pas savoir si une action a fonctionné, parce que vous n'avez pas l'avant.
C'est le constat qui a le plus de conséquences et celui qui se répare le moins vite : l'historique commence le jour où on le construit. Six mois plus tôt aurait été mieux, et c'est vrai tous les jours.
5. La connaissance qui compte n'est écrite nulle part
Les compatibilités entre pièces détachées, chez un fabricant. Les préférences des grands comptes, chez un distributeur. Les règles d'arbitrage d'un planning, dans une agence. Cette connaissance existe, elle est même très fiable - elle tient dans la tête de deux personnes, parfois dans un classeur qu'elles sont seules à maintenir.
C'est le vrai risque d'une PME, et il n'a rien à voir avec l'informatique. Un départ à la retraite, un arrêt maladie long, et une partie du métier devient inaccessible.
Aucune intelligence artificielle ne résout ça. Il faut écrire, structurer, valider avec les personnes qui savent. C'est du travail, ça se chiffre, et c'est souvent l'investissement le plus rentable de tout le chantier.
6. Ce qui bloque n'est presque jamais technique
Sur la partie technique, la réponse est généralement bonne : les API existent, les bases sont accessibles, les volumes d'une PME ne posent aucun problème d'architecture. Quand un audit conclut qu'il ne faut pas y aller, c'est rarement pour une raison d'infrastructure.
Deux blocages reviennent. Le premier est contractuel : certains éditeurs facturent l'accès à vos propres données, voire le refusent. C'est la première chose à vérifier, avant même de parler d'architecture, parce que ça change le budget du tout au tout.
Le second est humain : il faut quelqu'un qui ait l'autorité de trancher les définitions, et quelqu'un qui accepte de tenir le référentiel dans la durée. Si ces deux personnes n'existent pas, le meilleur socle du monde se dégrade en un an.
Ce que ça veut dire si vous vous reconnaissez
Aucun de ces six constats n'est le signe d'une entreprise mal gérée. On les trouve dans des sociétés rentables, bien tenues, qui ont grandi plus vite que leurs outils. C'est exactement ce qui les rend difficiles à voir de l'intérieur : rien ne casse, tout coûte un peu.
C'est aussi pourquoi nous commençons toujours par un audit court et facturé plutôt que par une proposition de projet. Deux semaines pour savoir ce que vos données permettent réellement, ce que ça coûterait, et dans quel ordre le faire. Si la réponse est qu'il ne faut rien faire pour l'instant, le document le dira, et il vous appartiendra quand même.
Vous voulez savoir ce que le vôtre donnerait ?
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